博物館資料論

柴　正博

東海大学海洋学部　博物館資料論テキスト

Ⅶ. 資料情報論

1. 博物館の情報

　1-1. 博物館は「蔵」

　博物館は，ある「もの」についての研究・教育の資料が集積する場であり，博物館にはその資料に関するさまざまな情報も集積する．博物館は，その情報も管理し，特にその資料に関する情報の一部を公開し提供する役割をもつ．

　
　1-2. 博物館の情報には何があるか

　博物館での情報には以下のものがある．

① 博物館の建物や活動に関する基礎情報
② 職員などのスタッフの人的情報
③ 資料の収集・登録情報
④ 資料に関する関連情報
⑤ 資料に関する研究の情報
⑥ 展示および展示解説の情報
⑦ 教育行事の予定や企画情報
⑧ 行事参加者や友の会，ボランティアなどの人的情報

　
　1-3. 情報管理

1) 情報を誰に提供するのか

　博物館の"Heavy User"は学芸員自身であり，博物館の情報を最も利用するのも学芸員自身であり，業務では情報の共有化が必要である．学芸員自身，各専門性もあり，その専門分野の方法に基づき自分の方法で資料の登録や管理，情報化を行っている場合がある．このため，博物館内部での情報の共有化さえ難しいことがある．

　博物館は現在や未来のために資料を保存している．その資料と情報は，学芸員だけのものではなく，それを利用する人たちのために存在する．博物館は資料とその情報をきちんと整理し多くの人に利用してもらう体制をとり，さらに利用する人を増やす必要がある．

2) 博物館での資料情報データベース

　　博物館にはさまざまなものがあり，博物館の情報は多岐にわたること，またその専門性と学芸員の個人的な管理体制などのために，すべての博物館に対応できる図書館のような画一的な情報データベースシステムが構築されていない．したがって，博物館で働く学芸員や職員が自分たちでその博物館に適合した情報データベースシステムを構築することが必要である．

　博物館における資料，特に収蔵物の整理や管理については，多くの博物館で以前から登録簿や資料カードなどを用いて行われていた．しかし，資料が大量になると資料を探し出すことや検索や整理が困難になる．そのため，いくつかの博物館では，汎用コンピュータによる標本管理のデータベースが用いられた．しかし，パーソナルコンピュータ（パソコン）の機能の充実と普及により，パソコンと市販のデータベースソフトを利用して標本管理が行われるようになり，さらに最近では博物館独自のサーバをベースに資料情報データベースシステムが構築され，館内ネットワーク上で共有データとして利用されるようになった．

　博物館での情報管理について，1-2で示したようなすべての情報について，できれば一括して管理できるデータベースシステムを構築すべきである．その時注意すべき点は，③の資料の収集・登録情報は将来膨大な件数になることが予想され，それを考慮したデータベースシステムを核とし，データや使用方法の追加・更新が行いやすく，多くの人が利用しやすいシステムを構築しなくてはならない．

3) 情報をどのように提供するのか

　情報をデジタル化して，データベースで管理し，その一部は一般向けに利用できる形に整備し，展示や書籍等およびウェッブページで提供できるシステムを整備する．特に，ウェッブページなどインターネットを用いた情報提供は誰でもどこでも利用できるため有効である．博物館の情報源は学芸員や職員であり，博物館とその情報が利用されるかは博物館の中にいる人の努力にかかっている．

2. 博物館資料とその情報
　
　2-1. ものから博物館資料へ

① 博物館の収集方針が明確なっているか．
② ものの履歴をたどり，関連する情報を記録して価値が探れるか．
③ ものを取得することが博物館の使命に合致しているか．
④ ものの所有権を取得できるか．
⑤ 資料登録・保存などの一連の作業が可能か．


　2-2. 資料情報の記録（ドキメンテーション）

　ものについての情報の記録は博物館活動の基本であり，以下のような役割がある．

① どのような資料が収蔵されているかが把握でき，展示や研究，教育に活用しやすい．
② 資料の所在把握に便利で，問合せや活用に対応できる．
③ 資料の履歴，所有権証明，紛失・盗難に対応できる．
④ 担当者が変わっても情報の引継ぎができる．


　2-3. 資料に関する基本的な記録情報

　ラベル情報も含め以下のような資料に関する基本的な記録情報がある．

① 搬入記録
② ラベル情報
③ 収蔵場所
④ 入出庫記録
⑤ 「こと情報」（来歴など，資料に関するさまざまな情報）

　自然史系の標本に関する基本的な情報（ラベル情報）は，①いつ（when），②どこで（where），③だれが（who），④なにを（what），⑤なんのために（why），⑥どのように（How）のうちの最低，①と②が必要である．


　2-4. 資料情報の保存と出力

　資料情報にはさまざまなものがあり，異なった形式や形態が含まれ，デジタル化とデータベースへの入力や構築に際してさまざまな不備が生じる場合がある．

1) テキストの場合：半角や全角が混合．標本の学名はイタリックで表現．原著者名にアルファベット以外の文字（エンコードの変換）．地名の表記や和名から学名へ変換．

2) 写真などの画像の保存形式：JPEGは保存のたびにデータが減少するので，TIFF形式が用いられる．
3) 資料情報の保存：複数のバックアップを常に行う必要がある．
4) 資料情報の入力：検索・出力は利用しやすい方法，場合によってその方法は異なる．
5) 印刷出力：保存にかかわるものは顔料インクと中性紙で行う．


3. 資料整理とデータベース

　ここでは，博物館の情報整理とデータベースに限らず，一般的な情報整理とデータベースについて述べる．

　3-1. 資料整理法

　1) 順次処理と検索処理
　資料整理および検索には，順次処理と検索処理がある．

　順次処理（ストリームアクセス）：資料のデータ（レコード）を分類せずに順番に並べたものを，最初から順次探していく方法．コンピュータの機能でいえば，Windowsの検索機能やGoogleなどのテキスト検索は基本的にそれに当たる．コンピュータの性能が高まり，順次検索でも短時間で大量のデータから検索が可能となった．

　検索処理（ランダムアクセス）：あらかじめ分類された検索項目もとに分類ごとに整理された（ファイリング）ものを作成し，検索項目に直接アクセスして検索を行う．コンピュータのソフトでいえば，AccessやFileMakerなどがある．

　2) 野口式押しだしファイリング

　資料整理において，データは分類して整理し，階層的に配列することが基本と考えられている．しかし，「分類すること」は人為的で曖昧であり，整理や検索の混乱の原因となる．分類をできるだけ排除した時系列整理法として，野口式押しだしファイリング（「超」整理法）（野口，1993）がある．

　本棚に一定の区画を確保し，角型2号封筒（A4の書類が楽に入る封筒）を大量に用意する．そして，机の上に散らばっている書類や資料をひとまとまりごとに封の部分を切った封筒に入れる．このまとまり（封筒）を「ファイル」とよび，封筒裏面の右肩に日付と内容を書く．封筒を縦にして，内容のいかんにかかわらず，書き込みが見えるように本棚の左端から順に並べていく．以後，新たに到着した資料や書類は，同じように封筒に入れて，本棚の左端に入れる．取り出して使ったものは，左端にもどす．私の場合，封筒裏面の左肩に記入し，本棚の右端から入れる（図7-2）．

　この方法は，個人のデータを時間軸に整理し，さらに使用頻度で管理するというものである．分類して管理する方法は，多くの人が使用する会社や図書館などでは必要であるが，個人としては管理に手間がかかりすぎる．この方法は，コンピュータファィルの順次処理に検索処理を付加した構成で，個人データの管理・検索には威力を発揮する．なによりも，分類することで悩むことが少なく，資料がすべて同じところにあることから，探す手間と時間，精神的ストレスが極端に少なくてすむ．このように，個人が扱う資料やそのデータは，順次処理を基本とする整理法で十分である．

　3-2. データベースと何か

　データベースとは，複数のアプリケーションソフトまたはユーザによって共有されるデータの集合，またはその管理システムを含めたもの．データベースという言葉は1950年代に米軍によって使われ出し，データの集まりを表の形で表現するリレーショナルデータベース（RDB）が主流である．データベースの操作や保守，管理をするためのソフトウェアをDBMSと呼び，大規模システムではOracle社のOracleが，小規模システムではMicrosoft社のAccessが，それぞれ市場の過半を占めている．近年ではデータの集合を，手続きとデータを一体化したオブジェクトの集合として扱うオブジェクトデータベースが大規模システムなどで利用され始めている．

　すなわちデータベースとは，蓄積されるデータの集まりとその再利用および管理システムである．そして，そのデータ管理のひとつの手法として，あらかじめ分類された検索項目もとに表として整理されたファイリング（リレーショナルデータベース）があり（図7-3），市販されているデータベースソフトのほとんどはこのファイリングにあたる（柴・石橋，1998）．

　データベースソフトは博物館で情報整理に必要であるが，WordやExcelなどワープロや表計算ソフトほど一般的に普及していない．利用されていない理由は，使うまでに詳細な設定と高い技術を要求される場合があるからである．優れたデータベースとは，データ件数が多く頻繁にデータが追加・更新されるものであり，多くの人が使わないまたは使えないデータベースはデータベースの役割を果たせない．

　博物館におけるデータベースシステムの核は基本的に，大規模なデータにも対応できるリレーショナルデータベースで構築すべきであり，入力や出力時には場合により容易に入力・処理できるExcelなどで利用できるCSVファイルに変換して使用できるようにすることも必要である．

　3-3. テキストファイルを用いた簡易データベース

　優れたデータベースが，データ件数が多く頻繁にデータが追加・更新されるものであるというものなら，データの追加・更新を一般的に普及しているワープロや表計算ソフトで行うことができれば多くの人が利用できる．したがって，できればそれらのデータを博物館のシステムとして構築したデータベースシステムに変換または引き上げる仕組みをつくりことを検討する必要がある．

　ここでは，ワープロが使えるだけでも簡易データベースを構築する方法を述べる．ワープロで作成したファイルをテキストファイルにしてネットワーク上の共有フォルダに蓄積する．これだけでも，りっぱなデータベースとなる．検索は，Windowsのキーワード検索を利用すれればよい．ネットワーク内の誰もがデータを追加・更新でき，検索も可能である．

　このような検索のときに有効なのが，シソーラス（Thesaurus）という類語辞書である．検索して資料が見つからなかったときや，逆に検索された資料が多すぎたときに，より適当な検索キーを探すために意味ごとに類語が整理された辞書があると便利である．普通辞書はアルファベットや五十音順で語を整理しているが，意味で整理した辞書をシソーラスと呼ぶ．


　3-4. コンピュータのファイル作成の基礎

　コンピュータは書類（ファイル）を作成し収蔵して，それらを再利用するための文房具である．

1) ファイル名の正しい作り方

　ファイル名はかならず自分でつける．Default（怠慢，初期値）にしない．

　ファイル名は英数半角8文字が基本であるが，日本語や少し長いのも可．しかし，記号は不可．Windowsの場合，拡張子はファイル形式になるので，これがないとファイルが開けない．したがって，その前に .（ピリオッド）は打たない．また，UNIXでは日本語のファイル名は使えない．

　　悪い例) 半角ｶﾀｶﾅ.doc，med-1.09/8/25.txt，静岡の自然 ①.ppt，博物館(成績) 10.9.xls

2) ファイルのしまい方

　ファイルを再利用しやすいように，ディレクトリーに整理してフォルダに収納する．



4. ウェッブページとデータベース

　4-1. インターネットとウェッブページ

　インターネットとは世界中に広がった物理的ネットワークであり，それにはメールはじめいくつかのシステムがある．そのひとつであるハイパーテキストを実現したシステムがWWW（World Wide Web: ウェッブ）で，日本ではこれを一般的「インターネット」と言っている．また，一般に「ホームページ」と言われるものは，HTML（Hyper Text Markup Language）言語で書かれたファイルであるウェッブページ（Web page）にあたり，ホームページはそのトップページまたはベースページにあたる．

　インターネットにより，コンピュータは携帯電話とともに世界に広がるコミュニケーションの道具，すなわちインターネットの端末機器となった．


　4-2. ウェッブページの利用

　ウェッブで気ままにリンクをたどり，いろいろなサイトを見て回り，新しい情報に出会うことを最近では聞かなくなったが，「ネットサーフィン」という．ウェッブでは，手軽に検索をして，自分の探している情報をウェッブページから手に入れることができる．ウェッブには，世界のさまざまな情報が常に追加更新されていて，誰もが「ネットサーフィン」や検索エンジンを利用して探したり調べることができる．

　データベースとは，蓄積されるデータの集まりとその再利用および管理のシステムであることから，ウェッブはすなわち世界的に自然発生的に形成された巨大なデータベースであると言える．自然発生的というのは，誰かが中央主権的な管理システムを作ったわけでなく，意図に構築されたわけでない．ウェッブは世界の個人や組織が独自に作成したサイトがネットワークで繋がったことにより形成され，巨大に増殖している．また，予約や買い物，対話など相方向の機能（Interactive tool）も利用できる．

　博物館の情報の公開や博物館外部からの利用に対して，ウェッブページは博物館の公開データベースとしての役割を果たす有効な道具となる．また，データベースから直接自動的にウェッブページを作成することもできる．

　4-3. ウェッブページの作成とウェッブサーバの利用

　　ウェッブページは簡単に作成でき，ウェッブサイトも容易に立ち上げることができる．

　ウェッブページはタグ（コマンド）中にテキストと画像などのリンクを配置したHTMLファイルからなり，基本的に以下のような構文である．このように作成したHTMLファイルをウェッブサーバの専用フォルダにftp (File Transport program) で転送すれば公開される（図7-4）．

　　<html>
　　　<head>
　　　　<title>　タイトル </title>
　　　</head>
　　　<body>　
　　　<p>文 章</p>
　　　<IMG src="画像ファイル名">
　　　<A href=“リンク先　URL">リンク先 </A>
　　　</body>
　　</html>

　ウェッブサーバ管理には，システム維持とハッキングなどに対する安全性確保できる管理能力が必要となる．博物館ではその管理能力がなくても，上部組織に管理されたウェッブサーバがあるか，なければレンタルサーバを利用することでウェッブページを公開できる．


　4-4. 博物館でのウェッブページの作成と問題点

　1) ウェッブページの作成の条件

　① 素材となるワープロ文章（テキストデータ）と写真（画像データ）のデジタルデータがあり，利用できるか．
　② HTMLファイルが書ける人材がいるか．
　③ ウェッブ上にある情報を利用し，個人のスキルをあげる学習意欲があるか．
　④ インターネットとLAN環境が博物館内に整備されているか．
　⑤ 博物館内でウェッブページの必要性とコンピュータシステム導入推進の理解があるか．
　⑥ 学芸員の顔が見える個性ある博物館のウェッブページをつくることができるか．

　2) 現実の問題点

　① 学芸員が本来の仕事とウェッブページの仕事の二重の仕事を背負う可能性がある．
　② ウェッブページとサイトのセキュリティーを守れるか．
　③ 業務のひとつと位置付け，ウェッブ利用を前提とした新たな博物館体制の整備や投資を図れるか．

　4-5. 博物館のウェッブページと留意点

　1) 博物館のウェッブページとは

　① 単なる広報媒体ではなく，媒体をかえた博物館活動であり，バーチャル（実質上の）博物館でもある．ウェッブページは現実の博物館の「鏡」であり，ウェッブページはその組織や個人の本質（実質）が出る媒体でもある．したがって，博物館のドメインや活動を見直す必要がある．
　② 博物館のさまざまな情報に関するデータベースの公開する場である．そのため，独自サイトで運用されるべきで，上部組織や関連組織のサイトの場合，更新や掲載制限を受ける場合があり，ドメインも明確でない．

　③ 内容が施設紹介や展示内容紹介などで，更新されない，問い合わせができない，魅力的でないアクティブでない，単なる電子パンフレットは捨てられる．したがって，インタラクティブなものとし，リファレンス対応などや新しい教育活動の場としてとらえる．

　④ 博物館の経営や教育活動に必要不可欠なものであり，博物館の電子情報化推進の方法でもある．そのために，デジタル化ためのシステム設計の検討が必要となる．

　2) 留意点

　① 博物館のメッセージやドメインは明確化されているか．
　② 来訪者に必要な情報が提供されているか．
　③ 誰にでも見やすいページになっているか．
　④ 博物館に対する新たなニーズが形成されているか．
　⑤ 来たい人のための情報提供や来訪者に即時対応できる活動と体制があるか．
　⑥ 独自の意味ある収集活動と情報発信ができているか．

博物館資料論の目次にもどる

『博物館にいこう』へ戻る

『ホーム』へ戻る

最終更新日： 2010/09/30

Copyright(C) Masahiro Shiba